PoliĢtica de tratamiento de la informacioĢn y datos personales de Textimedias Colombia SAS

Ā VersioĢn: 1.0 Generalidades
Dentro
del deber legal de proteger el derecho a la privacidad de las personas,
asiĢ como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la
informacioĢn que sobre ellos se archive en bases de datos, se ha
disenĢƒado la presente poliĢtica de manejo de la informacioĢn de
caraĢcter personal, bases de datos y archivos. La cual pretende
garantizar la reserva de la informacioĢn y la seguridad sobre el
tratamiento que se le daraĢ a los mismos. De esta manera, a traveĢs de
la expedicioĢn de la presente poliĢtica se da cumplimiento a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al marco legal que lo reglamenta. Por
lo tanto, Textimedias Colombia SAS acoge tales disposiciones teniendo
en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente
estaĢ recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos
tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y
empleados.

En virtud de lo anterior, dentro del
deber legal y corporativo de Textimedias Colombia SAS de proteger el
derecho a la privacidad de las personas, asiĢ como la facultad de
conocer, actualizar o solicitar la informacioĢn que sobre ellas se
archive en bases de datos, Textimedias Colombia SAS ha disenĢƒado la
presente poliĢtica de manejo de la informacioĢn de caraĢcter personal y
bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la
InformacioĢn Personal a la que tiene acceso a traveĢs de nuestro sitio
web , correo electroĢnico, cara a cara, medios fiĢsicos o electroĢnicos,
actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones
enviadas asiĢ como por intermedio de terceros que participan en nuestra
relacioĢn comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados,
proveedores, accionistas, aliados estrateĢgicos y vinculados.

La presente se iraĢ ajustando en la
medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la
materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

Objetivo General
Esta
poliĢtica tiene como objetivo general, garantizar el derecho que tienen
todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que
hayan sido obtenidos legalmente por parte de Textimedias Colombia SAS, y
a su vez, garantizar la reserva de la informacioĢn y la seguridad sobre
el tratamiento que se le daraĢ a la misma a todos los clientes,
proveedores, empleados y terceros, para dar cumplimiento a los derechos,
libertades y garantiĢas que la ley consagra.


Definiciones.

Para esta poliĢtica, se entiende por:
1.
Habeas Data: Es el derecho que tiene toda persona de conocer,
actualizar y rectificar de forma gratuita la informacioĢn que se haya
recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza puĢblica
o privada.
2. AutorizacioĢn: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
4.
Dato personal: Cualquier informacioĢn vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales determinadas o determinables;
5.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o juriĢdica, puĢblica o
privada, que por siĢ misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento
de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
6.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o juriĢdica, puĢblica o
privada, que por siĢ misma o en asocio con otros, decida sobre la base
de datos y/o el Tratamiento de los datos;
7. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
8.
Tratamiento: Cualquier operacioĢn o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recoleccioĢn, almacenamiento, uso,
circulacioĢn o supresioĢn.
9. Datos sensibles. Para los propoĢsitos
de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan
la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminacioĢn, tales como aquellos que revelen el origen racial o
eĢtnico, la orientacioĢn poliĢtica, las convicciones religiosas o
filosoĢficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido poliĢtico
o que garanticen los derechos y garantiĢas de partidos poliĢticos de
oposicioĢn asiĢ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y
los datos biomeĢtricos.
10. Aviso de privacidad: ComunicacioĢn verbal
o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el
tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa
acerca de la existencia de las poliĢticas de tratamiento de informacioĢn
que le seraĢn aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del tratamiento que se pretender dar los datos personales.
PoliĢtica de tratamiento de la informacioĢn y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 2
Principios rectores

Principios para el Tratamiento
de datos personales. En el desarrollo, interpretacioĢn y aplicacioĢn de
la presente poliĢtica, se aplicaraĢn, de manera armoĢnica e integral,
los siguientes principios:

1. Principio de legalidad en
materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la
presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
establecido en ella y en las demaĢs disposiciones que la desarrollen;
2.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad
legiĢtima de acuerdo con la ConstitucioĢn y la Ley, la cual debe ser
informada al Titular;
3. Principio de libertad: El Tratamiento soĢlo
puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del
Titular. Los datos personales no podraĢn ser obtenidos o divulgados sin
previa autorizacioĢn, o en ausencia de mandato legal o judicial que
releve el consentimiento;
4. Principio de veracidad o calidad: La
informacioĢn sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohiĢbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del
Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
informacioĢn acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6.
Principio de acceso y circulacioĢn restringida: El Tratamiento se sujeta
a los liĢmites que se derivan de la naturaleza de los datos personales,
de las disposiciones de la presente ley y la ConstitucioĢn. En este
sentido, el Tratamiento soĢlo podraĢ hacerse por personas autorizadas
por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
7.
Los datos personales, salvo la informacioĢn puĢblica, no podraĢn estar
disponibles en Internet u otros medios de divulgacioĢn o comunicacioĢn
masiva, salvo que el acceso sea teĢcnicamente controlable para brindar
un conocimiento restringido soĢlo a los Titulares o terceros autorizados
conforme a la presente ley;
8. Principio de seguridad: La
informacioĢn sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o
Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberaĢ
manejar con las medidas teĢcnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteracioĢn, peĢrdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;
9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que
intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de puĢblicos estaĢn obligadas a garantizar la reserva de la
informacioĢn, inclusive despueĢs de finalizada su relacioĢn con alguna
de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo soĢlo realizar
suministro o comunicacioĢn de datos personales cuando ello corresponda
al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los
teĢrminos de la misma.

Tratamiento de datos sensibles.
Se prohiĢbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
1.
El Titular haya dado su autorizacioĢn expliĢcita a dicho Tratamiento,
salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorizacioĢn;
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el
intereĢs vital del Titular y este se encuentre fiĢsica o juriĢdicamente
incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberaĢn
otorgar su autorizacioĢn;
3. El Tratamiento se refiera a datos que
sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial;
4. El Tratamiento tenga una finalidad
histoĢrica, estadiĢstica o cientiĢfica. En este evento deberaĢn
adoptarse las medidas conducentes a la supresioĢn de identidad de los
Titulares.

Casos especiales: Derechos de los ninĢƒos, ninĢƒas y adolescentes.
En
el Tratamiento, Textimedias Colombia SAS o encargados, aseguraraĢn el
respeto a los derechos prevalentes de los ninĢƒos, ninĢƒas y adolescentes.
Queda
prohibido el Tratamiento de datos personales de ninĢƒos, ninĢƒas y
adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza puĢblica, los
autorizados de manera expliĢcita e inequiĢvoca por los padres de los
menores o sus representantes legales, y todo dato o informacioĢn que son
capturados en cualquier medio fiĢsico o digital al ser exigidos por ley
o dentro del debido proceso por un Juez o una autoridad competente.
Tratamiento de datos sensibles.

Textimedias Colombia SAS no mantendraĢ informacioĢn ni realizaraĢ el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
1.
El Titular haya dado su autorizacioĢn expliĢcita a dicho Tratamiento,
salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorizacioĢn.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el
intereĢs vital del Titular y eĢste se encuentre fiĢsica o juriĢdicamente
incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberaĢn
otorgar su autorizacioĢn.
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso
de las actividades legiĢtimas y con las debidas garantiĢas por parte de
una fundacioĢn, ONG, asociacioĢn o cualquier otro organismo sin aĢnimo
de lucro, cuya finalidad sea poliĢtica, filosoĢfica, religiosa o
sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las
personas que mantengan contactos regulares por razoĢn de su finalidad.
En estos eventos, los datos no se podraĢn suministrar a terceros sin la
autorizacioĢn del Titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que
sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad
histoĢrica, estadiĢstica o cientiĢfica. En este evento deberaĢn
adoptarse las medidas conducentes a la supresioĢn de identidad de los
Titulares.

Derecho del Titular
Esta poliĢtica contempla que
el Titular de los datos personales tendraĢ los siguientes derechos, con
respecto a los datos que permanecen en las bases de datos y archivos de
los que Textimedias Colombia SAS o sus encargados son responsables:
1.
Derecho de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente
a Textimedias Colombia SAS o encargados del tratamiento, de los datos
que Textimedias Colombia SAS. Este derecho se podraĢ ejercer entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.
2. Derecho de solicitar prueba
de la autorizacioĢn otorgada a Textimedias Colombia SAS del tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptuĢe como requisito para el
tratamiento.
3. Derecho de ser informado por Textimedias Colombia SAS
o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que
les ha dado a sus datos personales.
4. Derecho de revocar la
autorizacioĢn y/o solicitar la supresioĢn del dato cuando en el
tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantiĢas
constitucionales y legales.
5. Derecho de acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objetos de tratamiento.
Casos en que no es necesaria la autorizacioĢn del Titular
No seraĢ necesaria cuando se trate de:
1. InformacioĢn requerida por una entidad puĢblica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. Datos de naturaleza puĢblica;
3. Casos de urgencia meĢdica o sanitaria;
4. Tratamiento de informacioĢn autorizado por la ley para fines histoĢricos, estadiĢsticos o cientiĢficos;
PoliĢtica de tratamiento de la informacioĢn y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 5
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Textimedias
Colombia SAS debe asegurarse que quien acceda a los datos personales
sin que medie autorizacioĢn previa deberaĢ en todo caso cumplir con las
disposiciones contenidas en la presente ley.
Transferencia de la informacioĢn a los encargados
En
aquellos casos sujetos a los requerimientos legales aplicables, se haga
necesario la transferencia de la informacioĢn a los encargados,
Textimedias Colombia SAS aseguraraĢ que esta transmisioĢn se haga
conforme lo establecido en la presente poliĢtica y la ley. En razoĢn a
ello, Textimedias Colombia SAS tomaraĢ las medidas necesarias para que
los terceros receptores de la informacioĢn conozcan esta poliĢtica, bajo
el entendido que la informacioĢn personal que reciban, uĢnicamente
podraĢ ser utilizada, para asuntos directamente relacionados con
Textimedias Colombia SAS y no podraĢ ser destinada para propoĢsito o fin
diferente.
Transferencia de datos a terceros paiĢses
Se prohiĢbe
la transferencia de datos personales de cualquier tipo a paiĢses que no
proporcionen niveles adecuados de proteccioĢn de datos. Se entiende que
un paiĢs ofrece un nivel adecuado de proteccioĢn de datos cuando cumpla
con los estaĢndares fijados por la Superintendencia de Industria y
Comercio sobre la materia, los cuales en ninguĢn caso podraĢn ser
inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.
Esta prohibicioĢn no regiraĢ cuando se trate de:
1. InformacioĢn respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorizacioĢn expresa e inequiĢvoca para la transferencia;
2.
Intercambio de datos de caraĢcter meĢdico, cuando asiĢ lo exija el
Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene puĢblica;
3. Transferencias bancarias o bursaĢtiles, conforme a la legislacioĢn que les resulte aplicable;
4.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los
cuales la RepuĢblica de Colombia sea parte, con fundamento en el
principio de reciprocidad;
5. Transferencias necesarias para la
ejecucioĢn de un contrato entre el Titular y el Responsable del
Tratamiento, o para la ejecucioĢn de medidas precontractuales siempre y
cuando se cuente con la autorizacioĢn del Titular;
6. Transferencias
legalmente exigidas para la salvaguardia del intereĢs puĢblico, o para
el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
judicial.
ParaĢgrafo 1Ā°. En los casos no contemplados como excepcioĢn
en la presente poliĢtica, corresponderaĢ a la Superintendencia de
Industria y Comercio, proferir la declaracioĢn de conformidad relativa a
la transferencia internacional de datos personales. Para el efecto, el
Superintendente queda facultado
PoliĢtica de tratamiento de la informacioĢn y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 6
para
requerir informacioĢn y adelantar las diligencias tendientes a
establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la
viabilidad de la operacioĢn.
ParaĢgrafo 2Ā°. Las disposiciones
contenidas en el presente artiĢculo seraĢn aplicables para todos los
datos personales, incluyendo aquellos contemplados en la Ley 1266 de
2008.

Suministro de la informacioĢn
La informacioĢn
solicitada podraĢ ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los
electroĢnicos, seguĢn lo requiera el Titular. La informacioĢn deberaĢ
ser de faĢcil lectura, sin barreras teĢcnicas que impidan su acceso y
deberaĢ corresponder en un todo a aquella que repose en la base de
datos.
Personas a quienes se les puede suministrar la informacioĢn
La informacioĢn que reuĢna las condiciones establecidas en la presente poliĢtica podraĢ suministrarse a las siguientes personas:
1. A los Titulares de los datos, sus causahabientes o sus representantes legales;
2. A las entidades puĢblicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
3. A los terceros autorizados por el Titular
4. A los terceros autorizados por la ley.

Deberes de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento
Deberes de los Responsables del Tratamiento
Los
Responsables del Tratamiento deberaĢn cumplir los siguientes deberes,
sin perjuicio de las demaĢs disposiciones previstas en la presente ley y
en otras que rijan su actividad:
1. Textimedias Colombia SAS garantizaraĢ al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de haĢbeas data;
2.
Textimedias Colombia SAS deberaĢ solicitar y conservar, en las
condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva
autorizacioĢn otorgada por el Titular;
3. Textimedias Colombia SAS
deberaĢ informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la
recoleccioĢn y los derechos que le asisten por virtud de la
autorizacioĢn otorgada;
4. Textimedias Colombia SAS deberaĢ conservar
la informacioĢn bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteracioĢn, peĢrdida, consulta, uso o acceso no autorizado
o fraudulento;
5. Textimedias Colombia SAS garantizaraĢ que la
informacioĢn que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6.
Textimedias Colombia SAS deberaĢ actualizar la informacioĢn, comunicando
de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades
respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las
demaĢs medidas necesarias para que la informacioĢn suministrada a este
se mantenga actualizada;
7. Textimedias Colombia SAS rectificaraĢ la
informacioĢn cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento;
8. Textimedias Colombia SAS suministraraĢ
al Encargado del Tratamiento, seguĢn el caso, uĢnicamente datos cuyo
Tratamiento esteĢ previamente autorizado de conformidad con lo previsto
en la presente poliĢtica;
9. Textimedias Colombia SAS deberaĢ exigir
al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la informacioĢn del Titular;
10.
Textimedias Colombia SAS tramitaraĢ las consultas y reclamos formulados
en los teĢrminos senĢƒalados en la presente poliĢtica;
11.
Textimedias Colombia SAS haraĢ uso de manera obligatoria del manual
interno de poliĢticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente poliĢtica y en especial, para la atencioĢn
de consultas y reclamos;
12. Textimedias Colombia SAS deberaĢ
informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada informacioĢn se
encuentra en discusioĢn por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamacioĢn y no haya finalizado el traĢmite respectivo;
13. Textimedias Colombia SAS deberaĢ informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14.
Textimedias Colombia SAS deberaĢ informar a la autoridad de proteccioĢn
de datos cuando se presenten violaciones a los coĢdigos de seguridad y
existan riesgos en la administracioĢn de la informacioĢn de los
Titulares.
15. Textimedias Colombia SAS deberaĢ conservar con las
debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para
impedir su deterioro, peĢrdida, alteracioĢn, uso no autorizado o
fraudulento y realizar perioĢdica y oportunamente la actualizacioĢn y
rectificacioĢn de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le
reporten novedades o solicitudes.
16. Textimedias Colombia SAS
deberaĢ cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes de los Encargados del Tratamiento
Los
Encargados del Tratamiento deberaĢn cumplir los siguientes deberes, sin
perjuicio de las demaĢs disposiciones previstas en la presente ley y en
otras que rijan su actividad:
1. Los encargados deberaĢn garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de haĢbeas data;
2.
Los encargados deberaĢn conservar la informacioĢn bajo las condiciones
de seguridad necesarias para impedir su adulteracioĢn, peĢrdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
PoliĢtica de tratamiento de la informacioĢn y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 8
c.
Los encargados deberaĢn realizar oportunamente la actualizacioĢn,
rectificacioĢn o supresioĢn de los datos en los teĢrminos de la presente
ley;
4. Los encargados deberaĢn actualizar la informacioĢn reportada
por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) diĢas
haĢbiles contados a partir de su recibo;
5. Los encargados deberaĢn
tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en
los teĢrminos senĢƒalados en la presente ley;
6. Los encargados
deberaĢn adoptar un manual interno de poliĢticas y procedimientos para
garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial,
para la atencioĢn de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
7.
Los encargados deberaĢn registrar en la base de datos la leyenda
ā€œreclamo en traĢmiteā€ en la forma en que se regula en la presente ley;
8.
Los encargados deberaĢn insertar en la base de datos la leyenda
ā€œinformacioĢn en discusioĢn judicialā€ una vez notificado por parte de la
autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la
calidad del dato personal;
9. Los encargados deberaĢn abstenerse de
circular informacioĢn que esteĢ siendo controvertida por el Titular y
cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio;
10. Los encargados deberaĢn permitir el acceso a la informacioĢn uĢnicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11.
Los encargados deberaĢn informar a la Superintendencia de Industria y
Comercio cuando se presenten violaciones a los coĢdigos de seguridad y
existan riesgos en la administracioĢn de la informacioĢn de los
Titulares;
12. Los encargados deberaĢn cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
ParaĢgrafo.
En el evento en que concurran las calidades de Responsable del
Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le seraĢ
exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
Finalidades en la captura, uso y tratamiento de datos personales
Textimedias
Colombia SAS en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con
terceros, entieĢndase por estos encargados de la informacioĢn, clientes,
empleados, proveedores, acreedores, aliados estrateĢgicos, filiales,
subordinadas entre otros; recopila constantemente datos para llevar a
cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden
enmarcar:
1. Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
2. Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; asiĢ como realizar campanĢƒas de promocioĢn, marketing, publicidad.
3. BuĢsqueda de un conocimiento maĢs cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
4. Cumplir con el marco legal y regulatorio que obliga a proporcionar informacioĢn a entidades del estado.
PoliĢtica de tratamiento de la informacioĢn y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 9
En relacioĢn con lo anterior, Textimedias Colombia SAS podraĢ ejecutar las siguientes acciones:
1.
Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar,
procesar, reproducir y/o disponer de los datos o informacioĢn parcial o
total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorizacioĢn en
los teĢrminos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso
estime convenientes.
2. Clasificar, ordenar, separar la informacioĢn suministrada por el titular de los datos.
3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida
forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
4.
Extender la informacioĢn que obtenga en los teĢrminos de la ley de
habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de
captura, almacenamiento y manejo de sus
bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
5. Transferir los datos o informacioĢn parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o
entidades afiliadas y aliados estrateĢgicos.
6. Suministrar la informacioĢn a los oĢrganos o entidades que la ley lo exija.
AutorizacioĢn del Titular.
Textimedias
Colombia SAS solicitaraĢ previa autorizacioĢn para el Tratamiento de la
informacioĢn a su Titular. La autorizacioĢn deberaĢ ser almacenada en
medio fiĢsico o electroĢnico, realizados de manera directa o a traveĢs
de terceros contratados para tal fin. AdemaĢs, debe permitir su faĢcil
verificacioĢn y servir de prueba de la autorizacioĢn, en caso que
requiera ser consultada, modificada o eliminada, tanto por el Titular
como por una autoridad competente.
La autorizacioĢn requiere
expresarse de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de
la autorizacioĢn por parte de los titulares de los datos. Como miĢnimo
esta informacioĢn debe incluir:
1. El Tratamiento al cual seraĢn sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
1. Datos recopilados
2. Finalidades del tratamiento
3. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, correccioĢn, actualizacioĢn
o supresioĢn de datos
4. InformacioĢn sobre recoleccioĢn de datos sensibles
2.
El caraĢcter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean
hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de
las ninĢƒas, ninĢƒos y adolescentes;
3. Los derechos que le asisten como Titular;
4. La identificacioĢn, direccioĢn fiĢsica o electroĢnica y teleĢfono del Responsable del Tratamiento.
REVOCATORIA DE AUTORIZACIOĢN
Los
Titular es de los datos personales pueden revocar el consentimiento al
tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y
cuando no lo impida una disposicioĢn legal o fuere improcedente en
virtud de relacioĢn contractual sea cual fuere su naturaleza (laboral,
civil, penal o comercial). Para ello, contaraĢ con los medios incluidos
en esta poliĢtica.
TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIOĢN
PoliĢtica de tratamiento de la informacioĢn y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 10
En
aquellos casos sujetos a los requerimientos legales aplicables, se haga
necesario la transferencia de la informacioĢn a terceros, Textimedias
Colombia SAS velaraĢ porque eĢsta siempre sea conforme lo establecido en
la presente poliĢtica. En razoĢn a ello, Textimedias Colombia SAS
tomaraĢ las medidas necesarias para que los terceros receptores de la
informacioĢn conozcan esta poliĢtica, bajo el entendido que la
informacioĢn personal que reciban, uĢnicamente podraĢ ser utilizada,
para asuntos directamente relacionados con Textimedias Colombia SAS y no
podraĢ ser destinada para propoĢsito o fin diferente.
Procedimiento para las consultas y reclamos de los Titulares frente a
la informacioĢn personal a la que Textimedias Colombia SAS o encargados realiza
tratamiento.
Todo
titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar
solicitudes a la companĢƒiĢa respecto al manejo y tratamiento dado a su
informacioĢn.
La consulta o reclamo se formularaĢ mediante escrito
fiĢsico o electroĢnico, dirigido a Textimedias Colombia SAS, con la
identificacioĢn del titular, la descripcioĢn de los hechos que dan lugar
al reclamo, la direccioĢn o medio a traveĢs del cual desea obtener su
respuesta, y si fuere el caso, acompanĢƒando los documentos de soporte
que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte
incompleto, la companĢƒiĢa solicitaraĢ al interesado para que subsane las
fallas dentro de los cinco (5) diĢas siguientes a la recepcioĢn del
reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin
que el solicitante presente la informacioĢn requerida, se entenderaĢ que
ha desistido de la reclamacioĢn o peticioĢn.
Consultas
1.
Textimedias Colombia SAS o Encargado del Tratamiento deberaĢn
suministrar a estos toda la informacioĢn contenida en el registro
individual o que esteĢ vinculada con la identificacioĢn del Titular.
2. La consulta se deberaĢ hacer llegar:
1.
Por medio escrito fiĢsico. DeberaĢ enviarse por correo certificado
dirigido a Textimedias Colombia SAS a la direccioĢn que se contempla
para tal fin en esta poliĢtica, y en el que
se pueda identificar claramente el objeto de la misma.
2. Enviando al correo electroĢnico, senĢƒalado para este propoĢsito en la presente poliĢtica,
preferiblemente
desde el correo electroĢnico que se encuentra en la informacioĢn
personal depositada en Textimedias Colombia SAS, donde se enuncie
claramente el objeto de la solicitud.
3. Una vez recibida la
peticioĢn o reclamo completo, la companĢƒiĢa incluiraĢ en el registro
individual en un teĢrmino no mayor a dos (2) diĢas haĢbiles una leyenda
que diga ā€œreclamo en traĢmiteā€ y la naturaleza del mismo. Dicha
informacioĢn deberaĢ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4.
La consulta seraĢ atendida en un teĢrmino maĢximo de diez (10) diĢas
haĢbiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no
fuere posible atender la consulta dentro de dicho teĢrmino, se
informaraĢ al interesado, expresando los motivos de la demora y
senĢƒalando la fecha en que se atenderaĢ su consulta, la cual en ninguĢn
caso podraĢ superar los cinco (5) diĢas haĢbiles siguientes al
vencimiento del primer teĢrmino.
PoliĢtica de tratamiento de la informacioĢn y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 11
ParaĢgrafo.
Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos
expedidos por el Gobierno Nacional podraĢn establecer teĢrminos
inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
Reclamos
El
Titular o sus causahabientes que consideren que la informacioĢn
contenida en una base de datos debe ser objeto de correccioĢn,
actualizacioĢn o supresioĢn, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley,
podraĢn presentar un reclamo ante Textimedias Colombia SAS o el
Encargado del Tratamiento el cual seraĢ tramitado bajo las siguientes
reglas:
a. El reclamo se deberaĢ hacer llegar:
a. Por medio
escrito fiĢsico. DeberaĢ enviarse por correo certificado dirigido a
Textimedias Colombia SAS a la direccioĢn que se contempla para tal fin
en esta poliĢtica, y en el que se pueda identificar claramente el objeto
de la misma.
b. Enviando al correo electroĢnico, senĢƒalado para este propoĢsito en la presente poliĢtica,
preferiblemente
desde el correo electroĢnico que se encuentra en la informacioĢn
personal depositada en Textimedias Colombia SAS, donde se enuncie
claramente el objeto del reclamo.
En caso de que quien reciba el
reclamo no sea competente para resolverlo, daraĢ traslado a quien
corresponda en un teĢrmino maĢximo de dos (2) diĢas haĢbiles e
informaraĢ de la situacioĢn al interesado.
Una vez recibido el
reclamo completo, se incluiraĢ en la base de datos una leyenda que diga
ā€œreclamo en traĢmiteā€ y el motivo del mismo, en un teĢrmino no mayor a
dos (2) diĢas haĢbiles. Dicha leyenda deberaĢ mantenerse hasta que el
reclamo sea decidido.
El teĢrmino maĢximo para atender el reclamo
seraĢ de quince (15) diĢas haĢbiles contados a partir del diĢa siguiente
a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho teĢrmino, se informaraĢ al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderaĢ su reclamo, la cual en ninguĢn
caso podraĢ superar los ocho (8) diĢas haĢbiles siguientes al
vencimiento del primer teĢrmino.
Requisito de procedibilidad
El
Titular o causahabiente soĢlo podraĢ elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el
traĢmite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o
Encargado del Tratamiento.
Vigencia y derogatoria
Esta poliĢtica rige a partir de la fecha de su expedicioĢn y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.
Responsables y encargados
Toda
base de datos debe contemplar el Responsable del Tratamiento de la
informacioĢn y el encargado en caso que este contemplado dentro del
marco de esta poliĢtica y la ley.
PoliĢtica de tratamiento de la informacioĢn y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 12
Responsable del tratamiento:
Textimedias
Colombia SAS. Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a
traveĢs de la presente poliĢtica se permite informar sus datos de
identificacioĢn:
RazoĢn social: Textimedias Colombia SAS
NIT: 900519304-8
Domicilio principal: Cra 27 63B 60
Persona
o dependencia responsable de la atencioĢn de peticiones, consultas y
reclamos: el aĢrea encargada de recibir y canalizar todas las
solicitudes e inquietudes es la Gerencia de Textimedias Colombia SAS a
traveĢs del correo electroĢnico:
textimediascolombia@gmail.com
Encargado del tratamiento:
Eventualmente,
Textimedias Colombia SAS podraĢ tener la calidad de ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificacioĢn son los
siguientes:
RazoĢn social: Textimedias Colombia SAS
NIT: 900519304-8
Domicilio principal: Cra 27 63B 60
Persona
o dependencia responsable de la atencioĢn de peticiones, consultas y
reclamos: el aĢrea encargada de recibir y canalizar todas las
solicitudes e inquietudes es la Gerencia de Textimedias Colombia SAS a
traveĢs del correo electroĢnico:
textimediascolombia@gmail.com