Versión: 1.0 Generalidades
Dentro
del deber legal de proteger el derecho a la privacidad de las personas,
así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la
información que sobre ellos se archive en bases de datos, se ha
diseñado la presente política de manejo de la información de
carácter personal, bases de datos y archivos. La cual pretende
garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el
tratamiento que se le dará a los mismos. De esta manera, a través de
la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al marco legal que lo reglamenta. Por
lo tanto, Textimedias Colombia SAS acoge tales disposiciones teniendo
en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente
está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos
tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y
empleados.

En virtud de lo anterior, dentro del
deber legal y corporativo de Textimedias Colombia SAS de proteger el
derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de
conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se
archive en bases de datos, Textimedias Colombia SAS ha diseñado la
presente política de manejo de la información de carácter personal y
bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la
Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio
web , correo electrónico, cara a cara, medios físicos o electrónicos,
actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones
enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra
relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados,
proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

La presente se irá ajustando en la
medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la
materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

Objetivo General
Esta
política tiene como objetivo general, garantizar el derecho que tienen
todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que
hayan sido obtenidos legalmente por parte de Textimedias Colombia SAS, y
a su vez, garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre
el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes,
proveedores, empleados y terceros, para dar cumplimiento a los derechos,
libertades y garantías que la ley consagra.

Definiciones.

Para esta política, se entiende por:
1.
Habeas Data: Es el derecho que tiene toda persona de conocer,
actualizar y rectificar de forma gratuita la información que se haya
recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública
o privada.
2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
4.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales determinadas o determinables;
5.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento
de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
6.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base
de datos y/o el Tratamiento de los datos;
7. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
8.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,
circulación o supresión.
9. Datos sensibles. Para los propósitos
de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan
la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político
o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y
los datos biométricos.
10. Aviso de privacidad: Comunicación verbal
o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el
tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa
acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información
que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del tratamiento que se pretender dar los datos personales.
Política de tratamiento de la información y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 2
Principios rectores

Principios para el Tratamiento
de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de
la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral,
los siguientes principios:
1. Principio de legalidad en
materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la
presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
2.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad
legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser
informada al Titular;
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo
puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del
Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que
releve el consentimiento;
4. Principio de veracidad o calidad: La
información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del
Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta
a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales,
de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este
sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas
por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
7.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar
disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación
masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar
un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados
conforme a la presente ley;
8. Principio de seguridad: La
información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o
Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá
manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;
9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que
intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna
de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar
suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda
al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los
términos de la misma.

Tratamiento de datos sensibles.
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
1.
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento,
salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización;
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el
interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente
incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán
otorgar su autorización;
3. El Tratamiento se refiera a datos que
sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial;
4. El Tratamiento tenga una finalidad
histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los
Titulares.

Casos especiales: Derechos de los niños, niñas y adolescentes.
En
el Tratamiento, Textimedias Colombia SAS o encargados, asegurarán el
respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda
prohibido el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y
adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, los
autorizados de manera explícita e inequívoca por los padres de los
menores o sus representantes legales, y todo dato o información que son
capturados en cualquier medio físico o digital al ser exigidos por ley
o dentro del debido proceso por un Juez o una autoridad competente.
Tratamiento de datos sensibles.

Textimedias Colombia SAS no mantendrá información ni realizará el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
1.
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento,
salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el
interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente
incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán
otorgar su autorización.
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso
de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de
una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo
de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o
sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las
personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.
En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la
autorización del Titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que
sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad
histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los
Titulares.

Derecho del Titular
Esta política contempla que
el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos, con
respecto a los datos que permanecen en las bases de datos y archivos de
los que Textimedias Colombia SAS o sus encargados son responsables:
1.
Derecho de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente
a Textimedias Colombia SAS o encargados del tratamiento, de los datos
que Textimedias Colombia SAS. Este derecho se podrá ejercer entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.
2. Derecho de solicitar prueba
de la autorización otorgada a Textimedias Colombia SAS del tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el
tratamiento.
3. Derecho de ser informado por Textimedias Colombia SAS
o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que
les ha dado a sus datos personales.
4. Derecho de revocar la
autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
5. Derecho de acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objetos de tratamiento.
Casos en que no es necesaria la autorización del Titular
No será necesaria cuando se trate de:
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. Datos de naturaleza pública;
3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Política de tratamiento de la información y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 5
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Textimedias
Colombia SAS debe asegurarse que quien acceda a los datos personales
sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las
disposiciones contenidas en la presente ley.
Transferencia de la información a los encargados
En
aquellos casos sujetos a los requerimientos legales aplicables, se haga
necesario la transferencia de la información a los encargados,
Textimedias Colombia SAS asegurará que esta transmisión se haga
conforme lo establecido en la presente política y la ley. En razón a
ello, Textimedias Colombia SAS tomará las medidas necesarias para que
los terceros receptores de la información conozcan esta política, bajo
el entendido que la información personal que reciban, únicamente
podrá ser utilizada, para asuntos directamente relacionados con
Textimedias Colombia SAS y no podrá ser destinada para propósito o fin
diferente.
Transferencia de datos a terceros países
Se prohíbe
la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no
proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que
un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla
con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y
Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser
inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
2.
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el
Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
4.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los
cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el
principio de reciprocidad;
5. Transferencias necesarias para la
ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del
Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y
cuando se cuente con la autorización del Titular;
6. Transferencias
legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para
el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
judicial.
Parágrafo 1°. En los casos no contemplados como excepción
en la presente política, corresponderá a la Superintendencia de
Industria y Comercio, proferir la declaración de conformidad relativa a
la transferencia internacional de datos personales. Para el efecto, el
Superintendente queda facultado
Política de tratamiento de la información y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 6
para
requerir información y adelantar las diligencias tendientes a
establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la
viabilidad de la operación.
Parágrafo 2°. Las disposiciones
contenidas en el presente artículo serán aplicables para todos los
datos personales, incluyendo aquellos contemplados en la Ley 1266 de
2008.

Suministro de la información
La información
solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los
electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá
ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y
deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de
datos.
Personas a quienes se les puede suministrar la información
La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:
1. A los Titulares de los datos, sus causahabientes o sus representantes legales;
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
3. A los terceros autorizados por el Titular
4. A los terceros autorizados por la ley.

Deberes de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento
Deberes de los Responsables del Tratamiento
Los
Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes,
sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y
en otras que rijan su actividad:
1. Textimedias Colombia SAS garantizará al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2.
Textimedias Colombia SAS deberá solicitar y conservar, en las
condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular;
3. Textimedias Colombia SAS
deberá informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la
recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada;
4. Textimedias Colombia SAS deberá conservar
la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado
o fraudulento;
5. Textimedias Colombia SAS garantizará que la
información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6.
Textimedias Colombia SAS deberá actualizar la información, comunicando
de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades
respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las
demás medidas necesarias para que la información suministrada a este
se mantenga actualizada;
7. Textimedias Colombia SAS rectificará la
información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento;
8. Textimedias Colombia SAS suministrará
al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto
en la presente política;
9. Textimedias Colombia SAS deberá exigir
al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10.
Textimedias Colombia SAS tramitará las consultas y reclamos formulados
en los términos señalados en la presente política;
11.
Textimedias Colombia SAS hará uso de manera obligatoria del manual
interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente política y en especial, para la atención
de consultas y reclamos;
12. Textimedias Colombia SAS deberá
informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Textimedias Colombia SAS deberá informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14.
Textimedias Colombia SAS deberá informar a la autoridad de protección
de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y
existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
15. Textimedias Colombia SAS deberá conservar con las
debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para
impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o
fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y
rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le
reporten novedades o solicitudes.
16. Textimedias Colombia SAS
deberá cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes de los Encargados del Tratamiento
Los
Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin
perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en
otras que rijan su actividad:
1. Los encargados deberán garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2.
Los encargados deberán conservar la información bajo las condiciones
de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Política de tratamiento de la información y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 8
c.
Los encargados deberán realizar oportunamente la actualización,
rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente
ley;
4. Los encargados deberán actualizar la información reportada
por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días
hábiles contados a partir de su recibo;
5. Los encargados deberán
tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en
los términos señalados en la presente ley;
6. Los encargados
deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para
garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial,
para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
7.
Los encargados deberán registrar en la base de datos la leyenda
“reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
8.
Los encargados deberán insertar en la base de datos la leyenda
“información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la
autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la
calidad del dato personal;
9. Los encargados deberán abstenerse de
circular información que esté siendo controvertida por el Titular y
cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio;
10. Los encargados deberán permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11.
Los encargados deberán informar a la Superintendencia de Industria y
Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y
existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares;
12. Los encargados deberán cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo.
En el evento en que concurran las calidades de Responsable del
Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será
exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
Finalidades en la captura, uso y tratamiento de datos personales
Textimedias
Colombia SAS en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con
terceros, entiéndase por estos encargados de la información, clientes,
empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales,
subordinadas entre otros; recopila constantemente datos para llevar a
cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden
enmarcar:
1. Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
2. Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
3. Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
4. Cumplir con el marco legal y regulatorio que obliga a proporcionar información a entidades del estado.
Política de tratamiento de la información y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 9
En relación con lo anterior, Textimedias Colombia SAS podrá ejecutar las siguientes acciones:
1.
Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar,
procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o
total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en
los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso
estime convenientes.
2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida
forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
4.
Extender la información que obtenga en los términos de la ley de
habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de
captura, almacenamiento y manejo de sus
bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
5. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o
entidades afiliadas y aliados estratégicos.
6. Suministrar la información a los órganos o entidades que la ley lo exija.
Autorización del Titular.
Textimedias
Colombia SAS solicitará previa autorización para el Tratamiento de la
información a su Titular. La autorización deberá ser almacenada en
medio físico o electrónico, realizados de manera directa o a través
de terceros contratados para tal fin. Además, debe permitir su fácil
verificación y servir de prueba de la autorización, en caso que
requiera ser consultada, modificada o eliminada, tanto por el Titular
como por una autoridad competente.
La autorización requiere
expresarse de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de
la autorización por parte de los titulares de los datos. Como mínimo
esta información debe incluir:
1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
1. Datos recopilados
2. Finalidades del tratamiento
3. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización
o supresión de datos
4. Información sobre recolección de datos sensibles
2.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean
hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de
las niñas, niños y adolescentes;
3. Los derechos que le asisten como Titular;
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN
Los
Titular es de los datos personales pueden revocar el consentimiento al
tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y
cuando no lo impida una disposición legal o fuere improcedente en
virtud de relación contractual sea cual fuere su naturaleza (laboral,
civil, penal o comercial). Para ello, contará con los medios incluidos
en esta política.
TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Política de tratamiento de la información y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 10
En
aquellos casos sujetos a los requerimientos legales aplicables, se haga
necesario la transferencia de la información a terceros, Textimedias
Colombia SAS velará porque ésta siempre sea conforme lo establecido en
la presente política. En razón a ello, Textimedias Colombia SAS
tomará las medidas necesarias para que los terceros receptores de la
información conozcan esta política, bajo el entendido que la
información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada,
para asuntos directamente relacionados con Textimedias Colombia SAS y no
podrá ser destinada para propósito o fin diferente.
Procedimiento para las consultas y reclamos de los Titulares frente a
la información personal a la que Textimedias Colombia SAS o encargados realiza
tratamiento.
Todo
titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar
solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su
información.
La consulta o reclamo se formulará mediante escrito
físico o electrónico, dirigido a Textimedias Colombia SAS, con la
identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar
al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su
respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte
que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte
incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las
fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del
reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin
que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que
ha desistido de la reclamación o petición.
Consultas
1.
Textimedias Colombia SAS o Encargado del Tratamiento deberán
suministrar a estos toda la información contenida en el registro
individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
2. La consulta se deberá hacer llegar:
1.
Por medio escrito físico. Deberá enviarse por correo certificado
dirigido a Textimedias Colombia SAS a la dirección que se contempla
para tal fin en esta política, y en el que
se pueda identificar claramente el objeto de la misma.
2. Enviando al correo electrónico, señalado para este propósito en la presente política,
preferiblemente
desde el correo electrónico que se encuentra en la información
personal depositada en Textimedias Colombia SAS, donde se enuncie
claramente el objeto de la solicitud.
3. Una vez recibida la
petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro
individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo. Dicha
información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no
fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
Política de tratamiento de la información y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 11
Parágrafo.
Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos
expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos
inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
Reclamos
El
Titular o sus causahabientes que consideren que la información
contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley,
podrán presentar un reclamo ante Textimedias Colombia SAS o el
Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes
reglas:
a. El reclamo se deberá hacer llegar:
a. Por medio
escrito físico. Deberá enviarse por correo certificado dirigido a
Textimedias Colombia SAS a la dirección que se contempla para tal fin
en esta política, y en el que se pueda identificar claramente el objeto
de la misma.
b. Enviando al correo electrónico, señalado para este propósito en la presente política,
preferiblemente
desde el correo electrónico que se encuentra en la información
personal depositada en Textimedias Colombia SAS, donde se enuncie
claramente el objeto del reclamo.
En caso de que quien reciba el
reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el
reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el
reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo
será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente
a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún
caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
Requisito de procedibilidad
El
Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el
trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o
Encargado del Tratamiento.
Vigencia y derogatoria
Esta política rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.
Responsables y encargados
Toda
base de datos debe contemplar el Responsable del Tratamiento de la
información y el encargado en caso que este contemplado dentro del
marco de esta política y la ley.
Política de tratamiento de la información y datos personales de
Textimedias Colombia SAS V1.0 12
Responsable del tratamiento:
Textimedias
Colombia SAS. Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a
través de la presente política se permite informar sus datos de
identificación:
Razón social: Textimedias Colombia SAS
NIT: 900519304-8
Domicilio principal: Cra 27 63B 60
Persona
o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y
reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las
solicitudes e inquietudes es la Gerencia de Textimedias Colombia SAS a
través del correo electrónico:
textimediascolombia@gmail.com
Encargado del tratamiento:
Eventualmente,
Textimedias Colombia SAS podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificación son los
siguientes:
Razón social: Textimedias Colombia SAS
NIT: 900519304-8
Domicilio principal: Cra 27 63B 60
Persona
o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y
reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las
solicitudes e inquietudes es la Gerencia de Textimedias Colombia SAS a
través del correo electrónico:
textimediascolombia@gmail.com